Piagam Pelanggan

PIAGAM PELANGGAN PEJABAT PILIHAN RAYA NEGERI
PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

1. PENGURUSAN REKOD PEMILIH

Bagi permohonan yang dikemukakan sekurang-kurangnya satu (1) hari bekerja dari tarikh kenderaan hendak digunakan, pegawai penyelarasan akan memastikan bahawa pemandu dan kenderaan yang akan digunakan, dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya dua (2) jam dari masa penggunaan.

2. PENCALONAN PINGAT

Borang-borang pencalonan yang lengkap dihantar ke Ibu Pejabat selewat-lewatnya empat belas (14) hari sebelum tarikh tutup.

3. PENGURUSAN MESYUARAT

Bilik mesyuarat, kudapan serta kelengkapan mesyuarat disediakan bagi setiap mesyuarat yang dibuat tempahan tidak kurang satu (1) hari bekerja dari tarikh mesyuarat diadakan.

4. EDARAN SURAT

Surat/ Memo yang diterima daripada Ibu Pejabat atau agensi lain akan diedar pada hari yang sama sebelum jam 3.00 petang.

5. URUSAN PERKHIDMATAN

Dokumen pengesahan lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf berpencen, perlanjutan tempoh percubaan perlu dikemukakan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh empat (4) hari selepas maklumat yang lengkap diterima.

6. URUSAN PERSARAAN

Borang maklumat asas persaraan dikemukakan ke Jabatan Perkhidmatan Awam melalui Ibu Pejabat SPR dua (2) tahun sebelum tarikh persaraan.

Borang maklumat persaraan dikemukakan ke Jabatan Perkhidmatan Awam melalui Ibu Pejabat SPR tiga (3) bulan sebelum tarikh persaraan.

7. URUSAN CUTI

Borang permohonan cuti rehat yang telah diluluskan direkod dalam masa dua (2) hari.

Permohonan cuti separuh gaji/tanpa gaji yang lengkap dikemukakan kepada Ibu Pejabat SPR untuk mendapatkan kelulusan dalam masa tiga (3) hari.

8. KURSUS UNTUK PEGAWAI DAN KAKITANGAN

Memastikan setiap pegawai dan kakitangan perlu menghadiri kursus sekurang-kurangnya tujuh (7) hari setahun.

9. KURSUS INDUKSI UMUM DAN KHUSUS

Memastikan pegawai dan kakitangan yang baru dilantik hendaklah menghadiri Kursus Induksi Umum dan Khusus untuk disahkan dalam perkhidmatan dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh lapor diri.

10. PEMBAYARAN BIL DAN TUNTUTAN

Memastikan pembayaran bil dan tuntutan yang lengkap diproses dan diselesaikan di peringkat Pejabat Pilihan Raya Negeri untuk dihantar ke Jabatan Akauntan Negara dalam masa empat belas (14) hari selepas diterima.

11. PESANAN TEMPATAN

Pengeluaran pesanan tempatan dibuat dalam masa dua (2) hari bekerja dari tarikh sebut harga diterima dan dipersetujui.

12. BARANG-BARANG BEKALAN PEJABAT

Penyediaan barang-barang bekalan pejabat disediakan dalam masa tiga (3) hari bekerja dari tarikh permohonan.

13. BELANJAWAN TAHUNAN JABATAN

Penyediaan anggaran Belanjawan Tahunan Jabatan disediakan selewat-lewatnya pada pertengahan Mac setiap tahun.

14. PENDIDIKAN PENGUNDI

Program pendidikan pengundi kepada pelajar-pelajar IPTA/IPTS, Kolej dan pelajar-pelajar sekolah akan diadakan sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sekali.

15. HARI BERTEMU PELANGGAN

Hari Bertemu Pelanggan hendaklah diadakan satu (1) kali setiap bulan.

16. PENGADUAN AWAM

Memberi maklum balas terhadap aduan awam seperti berikut :-

i) Pertanyaan mengenai maklumat pemilih melalui telefon atau lisan akan dijawab dalam tempoh dua (2) minit.

ii) Pertanyaan yang diterima secara emel dijawab serta merta kecuali yang memerlukan siasatan lanjut dijawab dalam tempoh tiga (3) hari bekerja.

iii) Pertanyaan yang diterima secara bertulis dan faks dijawab serta merta kecuali yang memerlukan siasatan lanjut dijawab dalam tempoh tiga (3) hari bekerja.

17. BELAH BAHAGI

Memastikan pembetulan dan pindaan lokaliti dihantar ke Ibu Pejabat SPR dalam tempoh dua (2) minggu selepas dikenalpasti cadangan pembetulan di peringkat negeri.

Memastikan laporan pembentangan yang terlibat dengan urusan belah bahagi disiapkan dalam tempoh enam (6) bulan selepas mengenal pasti Daerah Mengundi yang akan dibelah bahagi.

Memastikan nombor pelan warta diperolehi daripada Jabatan Ukur dan Pemetaan Malaysia (JUPEM) dua (2) minggu selepas Mesyuarat Pembentangan Belah Bahagi diadakan.

18. PERSEMPADANAN

Menyelesaikan kajian dan persempadanan semula bahagian-bahagian Pilihan Raya di dalam tempoh lapan belas (18) bulan dari tarikh urusan itu dimulakan secara rasmi.

19. PENJALANAN PILIHAN RAYA

Memastikan setiap daerah mengundi mempunyai satu pusat mengundi.

Memastikan bilangan maksimum bagi saluran pertama (warga emas) tidak lebih daripada 400 orang pengundi dan saluran kedua serta seterusnya maksimum 700 orang pengundi.

Memastikan urusan pengiraan undi di Tempat Mengundi disiapkan tidak lebih daripada 3 jam selepas tamat tempoh pengundi.

20. PENGURUSAN REKOD PENDAFTARAN PEMILIH

Memastikan maklumat-maklumat pemohon lengkap seperti No. K/P, nama, tarikh lahir, jantina, bangsa, agama dan lokaliti adalah tepat serta didatakan (key-in) dalam tempoh empat (4) hari dari tarikh permohonan diterima.

Memastikan permohonan pemotongan nama pemilih yang hilang kelayakan dari daftar pemilih dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari.

Memastikan Daftar Pemilih Terkini yang telah dikemaskini dimuatnaik (upload) ke dalam komputer riba PPN dalam tempoh tiga (3) hari.

Memastikan penyempurnaan lokaliti di dalam lokaliti tidak lengkap dalam masa 5 hari.

21. PERKHIDMATAN DO IT YOURSELF (D.I.Y)

Memastikan pelanggan mendapat maklumat apabila urusan semakan dibuat di kaunter D.I.Y diterima dalam tempoh tidak lebih dari tiga (3) minit.